Działalność

PODZIAŁ PROGRAMÓW OBSŁUGIWANYCH PRZEZ POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI ZUT

 

Zakres działalności ODF

Dział Obsługi Funduszy Zewnętrznych (ODF) to komórka administracyjna zajmująca się szeroko rozumianą obsługą funduszy zewnętrznych (w tym ze środków unijnych). Dział ten znajduje się w pionie organizacyjnym podporządkowanym Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni.

Zgodnie z zarządzeniem nr 46 Rektora ZUT z dnia 4 lutego 2009 r. w sprawie Regulaminu organizacyjnego administracji Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie ODF obsługuje fundusze, z których środki rozdzielane są na poziomie krajowym. W tym zakresie wykonuje następujące zadania:

1) opracowanie aktów prawnych wewnętrznych porządkujących procedury postępowania w Uczelni, w tym procedury zarządzania projektami;

2) prowadzenie działań promocyjno-informacyjnych:

a) upowszechnianie informacji na temat szkoleń o funduszach strukturalnych przekazywanie materiałów itp.,

b) informowanie o procedurach pozyskiwania i rozliczania środków oraz o procedurach przygotowania wniosku, sporządzania raportów i wniosków o płatność,

c) prowadzenie strony internetowej,

d) informowanie o ogłoszonych konkursach i monitoring konkursów na składanie wniosków;

3) rejestracja, sprawozdawczość (raportowanie) oraz archiwizowanie dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych (z wyłączeniem dokumentów finansowo-księgowych, np. faktur i akt osobowych):

a) sprawozdawczość dla władz Uczelni z projektów (planowanych i realizowanych) składanych przez Uczelnię (w sytuacjach gdy Uczelni jest beneficjentem lub gdy występuje jako instytucja zaangażowana w realizację projektu),

b) przygotowanie zestawień oraz zleconych analiz projektów,

c) archiwizowanie dokumentów;

4) zapewnienie obiegu dokumentów wewnętrznych;

5) uczestnictwo w procesie przygotowania (opracowania) i składania wniosku o dofinansowanie projektu:

a) kontrola nad przygotowaniem dokumentów wewnętrznych wymaganych dla uruchomienia procesu zgłoszenia i opracowania wniosku o dofinansowanie projektu, w tym uzyskanie zgód odpowiednich organów Uczelni na złożenie wniosku,

b) przygotowanie niezbędnych załączników do wniosku (opracowanie lub uzyskanie z innych właściwych komórek i służb albo podmiotów zewnętrznych),

c) pomoc w przygotowaniu wniosków (konsultacje merytoryczne) oraz formalne sprawdzanie wniosku przed złożeniem do instytucji właściwej dla danego programu, w tym doradztwo w budowaniu budżetu projektu;

6) załatwianie spraw notarialnych dotyczących m.in.: poświadczenia podpisów, poświadczenia dokumentów, udzielania pełnomocnictw;

7) doradztwo w procesie realizacji projektu;

8) nadzór nad zgodnością wydatków projektu z wnioskiem i umową na jego realizację (kwalifiko­walnością wydatków);

9) nadzór nad prawidłowością sporządzanych przez kierowników projektów raportów merytorycznych i finansowych oraz dbanie o terminowe ich składanie;

10) kontakt w imieniu Uczelni z instytucją właściwą dla danego programu