Kancelaria Główna
70-310 Szczecin, al. Piastów 17
tel. 91 449-49-63
e-mail: kancelaria@zut.edu.pl
Godziny przyjęć:
Poniedziałek – Piątek 8:00 – 15:30
Kancelaria Główna informuje o wydanym przez JM Rektora piśmie okólnym nr 11 z dnia 16 listopada 2021 r., (format: pdf, rozmiar: 591 KB) w którym to zobowiązuje się wszystkie jednostki uczelni do podawania w korespondencji zewnętrznej podstawowego adresu uczelni, tj. al. Piastów 17, 70-310 Szczecin. Tekst pisma okólnego (format: docx, rozmiar: 17,10 KB)w załączeniu.
W związku z Zarządzeniem nr 82 Rektora ZUT z dnia 9 czerwca 2020 r. w sprawie wprowadzenia Procedury bezpieczeństwa epidemicznego organizacji zajęć dydaktycznych i pracy badawczej oraz pracy administracji w okresie ogłoszonego stanu epidemii na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej w związku
z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 i Zarządzeniem nr 83 Rektora ZUT z dnia 9 czerwca 2020 r. w sprawie podjęcia działań w Uczelni związanych
z zapobieganiem rozprzestrzeniania się COVID-19 Kancelaria Główna informuje, że dokumenty przyjmowane są codziennie w godzinach 7.30-15.30,
z zachowaniem reżimu sanitarnego. W związku z tym odbiór korespondencji z Kancelarii Głównej jest możliwy maksymalnie 1 raz dziennie (w szczególnych przypadkach 2 razy dziennie) przez wyznaczonego pracownika, po uprzednim umówieniu się telefonicznie lub drogą mailową - dla uniknięcia kolejek i gromadzenia się. Wejście do Kancelarii Głównej możliwe jest tylko w osłonie ust i nosa. W przypadku braku dokumentów do odbioru w Kancelarii Głównej, dokumenty do przekazania należy umieścić w opisanym (odbiorca) opakowaniu (np. kopercie) i wrzucić do urny znajdującej się na parterze Rektoratu przy windzie.
Kancelaria Główna informuje, iż szczegółowe informacje dotyczące nadania przesyłek kurierskich znajdują się w zakładce "Przesyłki kurierskie".
Usługi pocztowe w zakresie wysyłania przesyłek listowych krajowych i zagranicznych o wadze do 2000 g w okresie 36 miesięcy począwszy od 13 grudnia 2021 r. wykonywać będzie wyłącznie firma Speedmail Sp. z o.o. , zgodnie z Komunikatem Kanclerza nr 5 z 2021 r (format: doc, rozmiar: 38 KB).
Pozostałe zasady wysyłania przesyłek listowych pozostają bez zmian.
Kancelaria Główna przypomina, że przewóz poczty wewnętrznej, realizowany przez kierowcę, w okresie od października do czerwca odbywa się w następujące dni: poniedziałek, środa, piątek. W okresie od lipca do września przewóz odbywa się we wtorki i piątki. Wyjątkowo od dnia 18.07.2022 do 30.09.2022 przewóz poczty wewnętrznej odbywać się będzie w poniedziałki i czwartki.
W przypadku zmiany terminu/odwołania przewozu poczty wewnętrznej Kancelaria Główna informuje o tym fakcie stałe punkty odbioru korespondencji od poszczególnych jednostek.
Zgodnie z Komunikatem nr 3/2009 Kanclerza ZUT z dnia 15.04.2009 r. w sprawie działalności Kancelarii Głównej z późniejszą aktualizacją (Komunikat nr 8/2009 Kanclerza ZUT z dnia 25.11.2009 r.), Kancelaria Główna pracuje według obowiązujących zasad.
Wysyłanie korespondencji przez Kancelarię Główną:
Kancelaria Główna przyjmuje do ekspedycji wyłącznie listy całkowicie przygotowane do wysłania, tj.:
- kompletnie zaadresowane,
- opieczętowane (pieczątka nagłówkowa jednostki / komórki organizacyjnej)
- opatrzone symbolem jednostki i znakiem sprawy, np. kancelaria główna (AKG)/ sygnatura pisma,
- z opisaną formą wysłania listu (np „polecony”, „priorytet polecony”, „priorytet polecony z potwierdzeniem odbioru”.
W przypadku listów poleconych wysyłanych w ilość powyżej 10 szt. każda jednostka / komórka jest zobowiązania do wykonania listy zbiorczej oraz ułożeniu listów wg jej kolejności. Wzór listy umieszczony poniżej - do pobrania.
Listę tą proszę wysyłać w formie elektronicznej na adres e-mail: kancelaria@zut.edu.pl (nie dostarczać listy w formie papierowej!)
Do pobrania: lista zbiorcza listów poleconych
- Korespondencja wysyłana jest tego samego dnia, jeżeli zostanie złożona w Kancelarii Głównej do godziny 12 30
- Kancelaria Główna przyjmuje do ekspedycji przesyłki o wadze do 2000 g (krajowe i zagraniczne). Przesyłki o wadze powyżej 2000 g jednostka / komórka organizacyjna wysyła we własnym zakresie.
Wysłanie korespondencji i przesyłek pocztą kurierską pozostaje w gestii zainteresowanych jednostek.
Przyjmowanie korespondencji przez Kancelarię Główną:
- Kancelaria Główna rejestruje korespondencję wpływającą do Uczelni w formie przesyłek poleconych oraz za potwierdzeniem odbioru. Listy zwykłe rozdzielane są bezpośrednio na jednostki ZUT bez rejestracji.
- Koszt zwrotu każdej nie podjętej przez adresata przesyłki poleconej, która została powierzona do ekspedycji przez Kancelarię Główną ponosi jednostka wysyłająca.
- Obsługa nadawcza i ekspedycja w przypadku konferencji i sympozjów organizowanych przez wydziały / jednostki międzywydziałowe – uczelniane pozostają w gestii tych jednostek.
W Kancelarii Głównej obowiązują zasady wydawania poczty:
- Korespondencja rejestrowana jest i rozdzielana na poszczególne jednostki oraz wydawana za potwierdzeniem odbioru.
- Do odbioru korespondencji z Kancelarii Głównej należy upoważnić na piśmie maksymalnie 2 osoby z poszczególnych wydziałów, jednostek uczelnianych – międzywydziałowych oraz administracji centralnej.
- Pracownicy Rektoratu, odbierają korespondencje oraz prasę codzienną osobiście.
- Korespondencja dla jednostek mieszczących się poza Rektoratem może być przekazywana osobą upoważnionym, za pośrednictwem wyznaczonej osoby (kierowcy), na pisemny wniosek osoby decyzyjnej z poszczególnych jednostek / komórek organizacyjnych Uczelni.
Szczegółowy zakres zadań Kancelarii Głównej ZUT reguluje „Instrukcja Kancelaryjna”
