Kancelaria Główna

Kancelaria Główna

70-310 Szczecin, al. Piastów 17

tel. 91 449-49-63

e-mail: kancelaria@zut.edu.pl

Godziny przyjęć:

Poniedziałek – Piątek  8:00 – 15:30

Kancelaria Główna informuje, że w dniu 23 grudnia 2022 r. (piątek) nie odbędzie się przewóz poczty wewnętrznej pomiędzy Kancelarią Główną a jednostkami zlokalizowanymi w budynkach oddalonych od Rektoratu. W sprawach pilnych dokumenty należy dostarczyć do właściwej jednostki we własnym zakresie.

Kancelaria Główna informuje o wydanym przez JM Rektora piśmie okólnym nr 11 z dnia 16 listopada 2021 r., (format:  pdf, rozmiar:  591 KB) w którym to zobowiązuje się wszystkie jednostki uczelni do podawania w korespondencji zewnętrznej podstawowego adresu uczelni, tj. al. Piastów 17, 70-310 Szczecin. Tekst pisma okólnego  (format:  docx, rozmiar:  17,10 KB)w załączeniu.


W związku z Zarządzeniem nr 82 Rektora ZUT z dnia 9 czerwca 2020 r. w sprawie wprowadzenia Procedury bezpieczeństwa epidemicznego organizacji zajęć dydaktycznych i pracy badawczej oraz pracy administracji w okresie ogłoszonego stanu epidemii na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej w związku
z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 i Zarządzeniem nr 83 Rektora ZUT z dnia 9 czerwca 2020 r. w sprawie podjęcia działań w Uczelni związanych
z zapobieganiem rozprzestrzeniania się COVID-19 Kancelaria Główna informuje, że dokumenty przyjmowane są codziennie w godzinach 7.30-15.30,
z zachowaniem reżimu sanitarnego. W związku z tym odbiór korespondencji z Kancelarii Głównej jest możliwy maksymalnie 1 raz dziennie (w szczególnych przypadkach 2 razy dziennie) przez wyznaczonego pracownika, po uprzednim umówieniu się telefonicznie lub drogą mailową - dla uniknięcia kolejek i gromadzenia się. Wejście do Kancelarii Głównej możliwe jest tylko w osłonie ust i nosa. W przypadku braku dokumentów do odbioru w Kancelarii Głównej, dokumenty do przekazania należy umieścić w opisanym (odbiorca) opakowaniu (np. kopercie) i wrzucić do urny znajdującej się  na parterze Rektoratu przy windzie.

 

Kancelaria Główna informuje, iż szczegółowe informacje dotyczące nadania przesyłek kurierskich znajdują się w zakładce "Przesyłki kurierskie".



Usługi pocztowe w zakresie wysyłania przesyłek listowych krajowych i zagranicznych o wadze do 2000 g w okresie 36 miesięcy począwszy od 13 grudnia 2021 r. wykonywać będzie wyłącznie firma Speedmail Sp. z o.o. , zgodnie z Komunikatem Kanclerza nr 5 z 2021 r (format:  doc, rozmiar:  38 KB).
Pozostałe zasady wysyłania przesyłek listowych pozostają bez zmian.

Kancelaria Główna przypomina, że przewóz poczty wewnętrznej, realizowany przez kierowcę, w okresie od października do czerwca odbywa się w następujące dni: poniedziałek, środa, piątek. W okresie od lipca do września przewóz odbywa się we wtorki i piątki. Wyjątkowo od dnia 18.07.2022 do 30.09.2022 przewóz poczty wewnętrznej odbywać się będzie w poniedziałki i czwartki.
W przypadku zmiany terminu/odwołania przewozu poczty wewnętrznej Kancelaria Główna informuje o tym fakcie stałe punkty odbioru korespondencji od poszczególnych jednostek.


Zgodnie z Komunikatem nr 3/2009 Kanclerza ZUT z dnia 15.04.2009 r. w sprawie działalności Kancelarii Głównej z późniejszą aktualizacją (Komunikat nr 8/2009 Kanclerza ZUT z dnia 25.11.2009 r.), Kancelaria Główna pracuje według obowiązujących zasad.

Wysyłanie korespondencji przez Kancelarię Główną:

Kancelaria Główna przyjmuje do ekspedycji wyłącznie listy całkowicie przygotowane do wysłania, tj.: 

  • kompletnie zaadresowane,
  • opieczętowane (pieczątka nagłówkowa jednostki / komórki organizacyjnej)
  • opatrzone symbolem jednostki i znakiem sprawy, np. kancelaria główna (AKG)/ sygnatura pisma,
  • z opisaną formą wysłania listu (np „polecony”, „priorytet polecony”, „priorytet polecony z potwierdzeniem odbioru”.

W przypadku listów poleconych wysyłanych w ilość powyżej 10 szt. każda jednostka / komórka jest zobowiązania do wykonania listy zbiorczej oraz ułożeniu listów wg jej kolejności. Wzór listy umieszczony poniżej - do pobrania. 

Listę tą proszę wysyłać w formie elektronicznej na adres e-mail:  kancelaria@zut.edu.pl (nie dostarczać listy w formie papierowej!)

Do pobrania: lista zbiorcza listów poleconych

  • Korespondencja wysyłana jest tego samego dnia, jeżeli zostanie złożona w Kancelarii Głównej do godziny 12 30
  • Kancelaria Główna przyjmuje do ekspedycji przesyłki o wadze do 2000 g (krajowe i zagraniczne). Przesyłki o wadze powyżej 2000 g jednostka / komórka organizacyjna wysyła we własnym zakresie.

Wysłanie korespondencji i przesyłek pocztą kurierską pozostaje w gestii zainteresowanych jednostek. 

Przyjmowanie korespondencji przez Kancelarię Główną:

  • Kancelaria Główna rejestruje korespondencję wpływającą do Uczelni w formie przesyłek poleconych oraz za potwierdzeniem odbioru. Listy zwykłe rozdzielane są bezpośrednio na jednostki ZUT bez rejestracji.
  • Koszt zwrotu każdej nie podjętej przez adresata przesyłki poleconej, która została powierzona do ekspedycji przez Kancelarię Główną ponosi jednostka wysyłająca.
  • Obsługa nadawcza i ekspedycja w przypadku konferencji i sympozjów organizowanych przez wydziały / jednostki międzywydziałowe – uczelniane pozostają w gestii tych jednostek.

W Kancelarii Głównej obowiązują zasady wydawania poczty:

  • Korespondencja rejestrowana jest i rozdzielana na poszczególne jednostki oraz wydawana za potwierdzeniem odbioru.
  • Do odbioru korespondencji z Kancelarii Głównej należy upoważnić na piśmie maksymalnie 2 osoby z poszczególnych wydziałów, jednostek uczelnianych – międzywydziałowych oraz administracji centralnej.
  • Pracownicy Rektoratu, odbierają korespondencje oraz prasę codzienną osobiście.
  • Korespondencja dla jednostek mieszczących się poza Rektoratem może być przekazywana osobą upoważnionym, za pośrednictwem wyznaczonej osoby (kierowcy), na pisemny wniosek osoby decyzyjnej z poszczególnych jednostek / komórek organizacyjnych Uczelni.


Szczegółowy zakres zadań Kancelarii Głównej ZUT reguluje „Instrukcja Kancelaryjna